Mail Merge Many-to-One: Combinar filas en un solo correo electrónico

Envía un correo por destinatario que combina varias filas de hoja de cálculo en una tabla única. Así configuras un many-to-one mail merge en Outlook.

Disponible como un tutorial en video

Paso 1. Asegúrate de que la columna “To” en tu hoja de cálculo sea idéntica para todas las filas que quieres agrupar.

Usa una fila por ítem, con la misma dirección del destinatario en la columna “To” para cada ítem que pertenezca al correo de esa persona. Pon los encabezados de columna en la primera fila. Por ejemplo:

Anna recibirá un correo que contiene dos filas de la tabla. Ben recibirá un correo que contiene una fila. Los archivos adjuntos son opcionales, no un requisito para el modo many-to-one.

Paso 2. Inicia una combinación de correspondencia y sube tu hoja de cálculo

Suponiendo que hayas instalado SecureMailMerge y empezado el plugin desde el menú Apps, verás la siguiente pantalla. Haz clic en el botón “Upload Spreadsheet” (Subir hoja de cálculo) y luego selecciona tu archivo de hoja de cálculo desde tu disco duro.

Paso 3. Activa el modo “many-to-one”

Si hay varias filas en tu hoja de cálculo con el mismo destinatario de correo electrónico, aparecerá un mensaje preguntándote si quieres enviar un mail merge tradicional o un mail merge many-to-one.

En el modo mail merge tradicional, cada fila se enviará como un correo electrónico separado. En el modo many-to-one, todas las filas con el mismo destinatario de correo electrónico se agruparán y enviarán como un solo correo electrónico.

Selecciona “Send one email for multiple rows (many-to-one)” (Enviar un correo para varias filas (many-to-one)). El botón “Add many-to-one table to body” (Agregar tabla many-to-one al cuerpo) aparece debajo de “Compose your message” (Redacta tu mensaje).

Paso 4. Inserta la tabla en tu mensaje

Escribe tu correo en Outlook y coloca el cursor donde debería aparecer la tabla. Selecciona “Add many-to-one table to body” (Agregar tabla many-to-one al cuerpo) en el complemento.

Marca las columnas que quieres que los destinatarios vean, por ejemplo “Book” y “Due”. Selecciónalas en el orden en que quieres que aparezcan. Deja “To” sin marcar a menos que la dirección deba mostrarse en la tabla. Luego selecciona “Add table to Body” (Agregar tabla al cuerpo) y “Return to campaign settings” (Volver a la configuración de la campaña).

El complemento inserta un token de tabla en tu correo. Cuando se realice la combinación, se convertirá en una tabla que contiene las filas de ese destinatario.

Usar tokens ordinarios en lugar de una tabla

Si insertas un token de personalización regular (en modo many-to-one) en lugar de una tabla many-to-one, los valores de todas las filas se insertarán como un texto largo separado por comas, excepto para las columnas especiales “Attachments”, “CC” y “BCC”, que se combinarán inteligentemente (ver la siguiente sección).

Nota especial: Combinar attachments, CC y BCC en múltiples filas

Al usar el modo many-to-one, SecureMailMerge combina inteligentemente ciertas columnas de todas las filas que pertenecen al mismo destinatario:

• Attachments: Todos los attachments únicos de cada fila se combinan en un solo correo electrónico
• CC recipients: Todas las direcciones de correo CC únicas se fusionan juntas
• BCC recipients: Todas las direcciones de correo BCC únicas se fusionan juntas

Esto significa que puedes organizar tu hoja de cálculo con múltiples filas por destinatario, cada una con diferentes attachments o destinatarios CC/BCC, y SecureMailMerge los combinará automáticamente.

Ejemplo: Múltiples attachments por destinatario

| To                | Attachments           | CC              |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected]  | contract.pdf          | [email protected]  |
| [email protected]  | invoice.pdf           | [email protected]|
| [email protected]  | terms.pdf             |                 |

Resultado: John recibe un correo con los tres attachments (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) y ambos destinatarios CC ([email protected], [email protected]).

Paso 5. Envía un correo de prueba y luego envía la campaña

Luego puedes proceder enviando un correo de prueba, para verificar que tus tokens de personalización funcionan como esperas.

Cuando estés satisfecho, puedes enviar la campaña a todos los destinatarios.

Cuando la campaña termine, download the send report antes de comenzar otra campaña. Mantiene una fila por cada fila original de la hoja de cálculo, incluso cuando varias filas formaron un correo.

→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).