20 mejores herramientas y software de comunicación interna para empresas tecnológicas

En el Estado de la Comunicación Empresarial 2023El 72% de los directivos de empresas ha experimentado un aumento de la productividad gracias a la adopción de estrategias avanzadas de comunicación interna.

Ahora, si se está preparando para cambiar su juego y desarrollar estrategias de comunicación interna para mejorar la productividad de su equipo y, eventualmente, su facturación, ¡está en el lugar correcto!

En este artículo, se embarcará en un viaje para descubrir las 20 mejores herramientas de comunicación interna de diferentes tipos y categorías, diseñadas para impulsar el éxito de las empresas tecnológicas.

¿Listo para sumergirte en consejos, sugerencias y herramientas de expertos? ¡Entremos!

¿Qué es una herramienta de comunicación interna?

En esencia, una herramienta de comunicación interna es un software o plataforma meticulosamente diseñado para superar las limitaciones de los métodos de comunicación tradicionales. Es el intermediario a través del cual los equipos comparten perspectivas en tiempo real, actualizaciones de proyectos e información crucial.

Imagina un espacio de trabajo en el que el intercambio de ideas no esté limitado por las cuatro paredes de una oficina o el tic-tac de las manecillas de un reloj. Con estas herramientas, los mensajes trascienden las fronteras y la colaboración no conoce límites temporales, sobre todo ahora que aumentan los equipos tecnológicos remotos e híbridos.

6 tipos de comunicación interna

Exploremos algunas de las categorías más populares de métodos de comunicación interna que fomentan la colaboración y el flujo de información en las empresas tecnológicas:

1. Comunicación de los dirigentes de la empresa

Los líderes de la empresa desempeñan un papel fundamental en la dirección de la organización.

La comunicación de los líderes incluye compartir visiones estratégicas, orientaciones futuras y anuncios importantes. Tanto si se trata de celebrar victorias como de abordar retos, este tipo de comunicación crea un sentimiento de unidad y mantiene informados a los empleados sobre los objetivos generales y los cambios en la empresa.

2. Centro de recursos materiales

Toda organización funciona dentro de un marco establecido de políticas y procedimientos. Una base de conocimientos centralizada es un centro de recursos vital donde empleados y directivos pueden acceder a la información pertinente.

Este repositorio digital garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con las directrices de la empresa, los procedimientos de cumplimiento y los protocolos operativos, fomentando la coherencia y minimizando los malentendidos.

3. Canales de colaboración en proyectos

La colaboración eficaz en los proyectos es la columna vertebral del éxito del trabajo en equipo. Los empleados necesitan plataformas organizadas para debatir los proyectos en curso, compartir ideas y garantizar que las tareas se completan sin problemas.

Las herramientas de gestión de proyectos varían en función de los roles y funciones del equipo (por ejemplo, desarrollo, contenido, diseño) y proporcionan entornos estructurados en los que los equipos pueden colaborar, realizar un seguimiento de los progresos y mantenerse alineados con los objetivos del proyecto, lo que contribuye a mejorar la productividad y los resultados del proyecto.

4. Espacios informales para compartir

Las conexiones entre iguales son esenciales para una cultura laboral próspera.

Los espacios informales para compartir permiten a los empleados hacer preguntas, pedir consejo y apoyarse mutuamente en el ámbito profesional y personal. Utilizar plataformas como chats de grupo, canales o foros específicos fomenta la comunidad, estimula la colaboración y contribuye a crear un entorno de trabajo positivo.

5. Iniciativas de formación y desarrollo

El aprendizaje continuo es esencial para el crecimiento profesional. La comunicación interna se extiende a las iniciativas de formación y desarrollo, en las que se informa a los empleados sobre los recursos de aprendizaje disponibles, los talleres y las oportunidades de desarrollo de habilidades.

Ya sea a través de seminarios web, talleres o plataformas de aprendizaje electrónico, fomentar una cultura de formación continua contribuye al éxito individual y organizativo.

6. Mecanismos de retroalimentación de los empleados

Los mecanismos de opinión de los empleados, una vía de comunicación bidireccional, son cruciales para conocer los sentimientos, las preocupaciones y las sugerencias de los trabajadores.

Las encuestas, los buzones de sugerencias o las sesiones periódicas de feedback proporcionan información valiosa que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas, abordar los problemas con prontitud y mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados.

La incorporación de estos diversos canales de comunicación interna garantiza un enfoque holístico, que abarca aspectos formales e informales y mantiene a los empleados comprometidos, informados y alineados con los objetivos colectivos de la organización.

20 principales herramientas de comunicación interna

Sin más preámbulos, ¡aquí está la mina de oro!

1. Plataforma Mail Merge

Herramienta: SecureMailMerge

Como empresa tecnológica, todos tus equipos necesitarán una forma de fusionar sus datos, configurar envíos masivos de correo electrónico y agilizar la gestión y automatización del correo electrónico. Y la mayoría de estos datos se crean y gestionan en forma de hojas de cálculo.

SecureMailMerge es la herramienta perfecta de combinación de correspondencia que ofrece una serie de funciones que pueden transformar sus comunicaciones internas en Outlook.

Características principales:

• Integración con Outlook
• Fusione datos con diversos tipos de hojas de cálculo, como Excel, CSV, tablas HTML y más.
• Gestionar grupos de contactos
• Enviar archivos adjuntos individuales
• Creación de campañas automatizadas de correo electrónico masivo en Outlook
• Amplia gama de opciones de formato
• Se han añadido funciones de gestión y automatización no habituales en la interfaz de usuario de Outlook.

Precio:

SecureMailMerge ofrece una instalación gratuita en Appsource con las funciones esenciales. El plan Premium para uso comercial con funcionalidades adicionales comienza con 10 $ al mes por persona.

2. Mensajería instantánea

Herramienta: Slack

Como hemos dicho antes, la mensajería instantánea es una de las herramientas de comunicación interna más populares y necesarias en las empresas. Las herramientas de mensajería instantánea como Slack proporcionan comunicación en tiempo real, fomentando una colaboración en equipo rápida y eficiente. Con canales para diferentes proyectos y temas, Slack agiliza las conversaciones y reduce el desorden de la comunicación tradicional por correo electrónico.

Características principales:

• Canales para debates organizados
• Mensajería directa y chats de grupo
• Intercambio de archivos e integración con otras aplicaciones
• Búsqueda en los archivos de mensajes

Precio:

Slack ofrece un plan gratuito con funciones básicas y planes de pago a partir de 7 dólares por usuario mensual.

3. Software para encuestas de empleados

Herramienta: SurveyMonkey

El software de encuestas para empleados, como SurveyMonkey, permite a las organizaciones recopilar información valiosa de sus empleados. Ofrece plantillas de encuestas personalizables y análisis sólidos para obtener información práctica.

Características principales:

• Plantillas de encuesta personalizables
• Análisis en tiempo real
• Opciones de encuesta anónima
• Funciones de colaboración para los comentarios del equipo

Precio:

SurveyMonkey ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y planes de pago a partir de 25 dólares por usuario mensual.

4. Herramientas de retroalimentación y colaboración

Herramienta: Trello

En tecnología, tus diversos equipos de desarrollo, diseño, contenidos, marketing y estrategia necesitarán medios para colaborar y dejar comentarios sobre sus tareas. Trello es una herramienta de colaboración dinámica que facilita la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas. Su intuitivo sistema de tablones y tarjetas permite a los equipos organizar, priorizar y colaborar sin problemas.

Características principales:

• Pizarras visuales de proyectos
• Flujos de trabajo personalizables
• Asignación de tareas y fechas de entrega
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Trello ofrece un plan gratuito con funciones básicas y planes premium a partir de 10 dólares por usuario mensual.

5. Centro de Reconocimiento de Empleados

Herramienta: Bonusly

Las herramientas de reconocimiento de empleados como Bonusly fomentan una cultura positiva en el lugar de trabajo al permitir que los compañeros reconozcan las contribuciones de los demás con recompensas. Fomenta el sentido del aprecio y eleva la moral de los empleados.

Características principales:

• Reconocimiento entre iguales
• Sistema de puntos
• Integración con plataformas de colaboración
• Análisis para seguir las tendencias de reconocimiento

Precio:

El plan básico de Bonusly comienza en 3 $ por usuario y mes. Los precios personalizados para Bonusly están disponibles bajo petición en función del número de usuarios y características adicionales.

6. Boletines internos

Herramienta: Haiilo

Haiilo es una completa plataforma de comunicación interna con funciones para crear y distribuir boletines internos. Permite a las organizaciones compartir actualizaciones, noticias y contenido relevante con los empleados.

Características principales:

• Creación y distribución de boletines
• Herramientas de defensa del empleado
• Analítica para medir el compromiso
• Aplicación móvil para la accesibilidad

Precio:

Los precios de Haiilo se adaptan a las necesidades de cada organización y es necesario ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto.

7. Intranet

Herramienta: SharePoint

Las soluciones de intranet como SharePoint ofrecen un eje centralizado para almacenar, organizar y acceder a documentos e información internos. Proporciona un espacio de colaboración para que los equipos trabajen juntos sin problemas.

Características principales:

• Gestión y almacenamiento de documentos
• Sitios de colaboración en equipo
• Seguridad y controles de acceso integrados
• Integración con aplicaciones de Microsoft 365

Precio:

SharePoint forma parte de Microsoft 365, que ofrece varios planes mensuales a partir de 5 dólares por usuario.

8. Centro de Liderazgo/ Blog

Herramienta: Medio

Medium es una plataforma versátil para crear blogs internos o centros de liderazgo. Las organizaciones pueden compartir ideas, actualizaciones y piezas de liderazgo de pensamiento para mantener a los empleados informados y comprometidos. Esto desempeña un papel central más allá de los boletines de noticias o las redes sociales para empleados y actúa como una forma de establecer el liderazgo de pensamiento y obtener nuevas ideas, opiniones y el reconocimiento de sus equipos.

Características principales:

• Creación y publicación de blogs
• Interfaz fácil de usar
• Redacción y edición en colaboración
• Análisis de la participación de los lectores

Precio:

Medium ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y una suscripción premium a 5 dólares al mes.

9. Videoconferencia

Herramienta: Zoom

Todos debemos saberlo ya: las videoconferencias se han convertido en un elemento básico. Las herramientas de videoconferencia como Zoom se han vuelto indispensables para la colaboración a distancia. Con funciones como reuniones virtuales, seminarios web y pantallas compartidas, Zoom facilita una comunicación fluida a equipos dispersos geográficamente.

Características principales:

• Vídeo y audio HD
• Compartir pantalla y co-anotación
• Salas para debates en grupo
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Zoom ofrece un plan gratuito con limitaciones y planes de pago a partir de 14,99 $ al mes por host.

10. Noticias y foros de debate

Herramienta: Yammer

Aunque Medium es una plataforma pública a gran escala, los miembros de tu equipo necesitan tiempo para mantener conversaciones cercanas. Yammer es una plataforma de foros de debate que permite a los empleados participar en conversaciones, compartir actualizaciones y colaborar en proyectos. Sirve como espacio virtual para la comunicación abierta y el intercambio de conocimientos entre sus empleados.

Características principales:

• Hilos y grupos de debate
• Colaboración documental
• Sondeos y encuestas
• Integración con Microsoft 365

Precio:

Yammer forma parte de Microsoft 365, que ofrece varios planes mensuales a partir de 5 dólares por usuario.

11. Canales comunitarios/ Groupchats

Herramienta: Discordia

Si a tu equipo técnico le gusta más el lado divertido de ser expertos en tecnología (¡llamar a los desarrolladores de juegos!) o simplemente prefiere divertirse más en el trabajo, necesitarás un lugar diferente para dejarles colaborar.

Inicialmente conocida por las comunidades de jugadores, Discord ha evolucionado hasta convertirse en una plataforma versátil para canales comunitarios y chats de grupo. Su estructura de servidores organizados permite a las empresas tecnológicas crear espacios dedicados a los debates, fomentando el sentido de comunidad entre los empleados.

Características principales:

• Servidores y canales personalizables
• Llamadas de voz y vídeo
• Mensajería directa y chats de grupo
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Discord es gratuito, con compras opcionales en la aplicación para funciones adicionales.

12. Podcasts para empleados

Herramienta: Spotify para podcasters

Otra forma de establecer debates divertidos con sus equipos, pero que sean comercializables y escuchables ¡de par en par!

Crear y compartir podcasts internos es muy fácil con Spotify for Podcasters. Ofrece una plataforma fácil de usar para grabar, editar y distribuir podcasts de empleados, mejorando la comunicación interna a través de contenidos de audio atractivos.

Características principales:

• Herramientas de creación y edición de podcasts
• Distribución a plataformas de podcast populares
• Funciones de colaboración para podcasts en equipo
• Analítica para el seguimiento de los oyentes

Precio:

El uso de Spotify para podcasters es gratuito.

13. Software de incorporación de empleados

Herramienta:BambooHR

Agilizar el proceso de incorporación es crucial para los equipos tecnológicos, especialmente cuando se trata de innovadores de ritmo rápido. BambooHR simplifica esta tarea. Proporciona una solución de software de incorporación completa que garantiza una transición fluida a la cultura de la empresa para los nuevos empleados.

Características principales:

• Flujos de trabajo de incorporación sin papeles
• Asignación y seguimiento de tareas
• Gestión de datos de los empleados
• Cumplimiento y almacenamiento de documentos

Precio:

Los precios de BambooHR están disponibles previa solicitud.

14. Señalización digital

Herramienta: ScreenCloud

Como innovadores tecnológicos, deben ir más allá de los PowerPoint tradicionales. Y eso está muy bien. Hoy en día existen aplicaciones de señalización digital más atractivas e interactivas.

Transformar la comunicación interna en una experiencia visual es posible con ScreenCloud. Esta herramienta de señalización digital permite a las empresas mostrar contenidos dinámicos en pantallas de toda la organización, garantizando que los anuncios y actualizaciones esenciales sean accesibles visualmente.

Características principales:

• Gestión remota de contenidos
• Plantillas personalizables
• Integración con diversas fuentes multimedia
• Actualización de contenidos en tiempo real

Precio:

ScreenCloud ofrece planes de precios basados en el número de pantallas y características requeridas.

15. Redes sociales para empleados

Herramienta: Lugar de trabajo de Meta

Workplace by Meta traslada la conocida interfaz de las redes sociales al ámbito empresarial. Proporciona una plataforma para que los empleados se conecten, compartan actualizaciones y colaboren en un entorno al estilo de las redes sociales, diseñado para la comunicación profesional.

Características principales:

• Noticias sobre la empresa
• Grupos para la colaboración en equipo
• Retransmisión de vídeo en directo
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Workplace by Facebook ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y planes de pago a partir de 4 dólares por usuario mensual.

16. Flujo de trabajo de aprobación de contenidos

Herramienta: Wrike

La comunicación y la gestión de proyectos son diferentes para los equipos de contenidos creativos. Necesitan ser visuales y más eficientes. Los flujos de trabajo de aprobación de contenidos son esenciales para mantener la coherencia y la calidad. Wrike ofrece una plataforma sólida con funciones adaptadas a la creación de contenidos, la colaboración y la agilización de los procesos de aprobación.

Características principales:

• Gestión de tareas y colaboración
• Flujos de trabajo personalizables
• Pruebas visuales y funciones de aprobación
• Integración con herramientas de creación de contenidos

Precio:

Wrike viene con una versión gratuita, y los precios premium comienzan en 9,80 dólares por usuario al mes.

17. Herramientas de programación y planificación

Herramienta: SavvyCal

Hacer que todas las reuniones de clientes y equipos coincidan con muchos horarios diferentes es imposible. Calendly simplifica la programación, permitiendo a los equipos planificar y organizar reuniones sin esfuerzo. Con funciones como el seguimiento de la disponibilidad y los recordatorios automáticos, agiliza la coordinación de los horarios de los equipos.

Características principales:

• Enlaces de programación personalizados
• Preferencias de disponibilidad
• Recordatorios automáticos por correo electrónico
• Integración con aplicaciones de calendario

Precio:

Savvycal ofrece un plan gratuito con funciones limitadas y planes de pago a partir de 12 dólares por usuario mensual.

18. Software de análisis del rendimiento

Herramienta: Tableau

Es un hecho que necesitará el rendimiento de su equipo en datos y métricas medibles. Tableau es una potente herramienta para el análisis en profundidad del rendimiento. Transforma los datos en bruto en perspectivas visuales, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y comprender exhaustivamente sus procesos internos.

Características principales:

• Visualización y análisis de datos
• Cuadros de mando para información en tiempo real
• Funciones de colaboración para el análisis en equipo
• Integración con diversas fuentes de datos

Precio:

Los precios de Tableau están disponibles previa solicitud.

19. Sistema de reconocimiento y recompensa

Herramienta: Kudos

Kudos es una plataforma dedicada al reconocimiento y la recompensa de los empleados. Optar por sistemas de recompensa permite a las organizaciones reconocer y celebrar los logros, fomentando una cultura positiva en el lugar de trabajo que valora y aprecia las contribuciones de los empleados.

Características principales:

• Reconocimiento entre iguales
• Sistema de puntos
• Catálogo de premios personalizable
• Análisis para seguir las tendencias de reconocimiento

Precio:

Kudos ofrece un modelo de precios personalizado basado en el tamaño y los requisitos de la organización.

20. Herramienta multilingüe

Herramienta: Transifex

Es el último de la lista, pero el más importante para el futuro de la tecnología y de muchas otras empresas. En una plantilla globalizada, la comunicación eficaz incluye atender a diversas necesidades lingüísticas. Transifex es una herramienta multilingüe que facilita la localización de contenidos, garantizando una comunicación clara más allá de las barreras lingüísticas.

También es una gran herramienta para traducir los interminables ejemplos y plantillas de correos electrónicos de comunicación interna para sus campañas de envío masivo en muchos idiomas.

Características principales:

• Gestión de traducciones
• Colaboración con traductores
• Integración con plataformas de contenidos
• Control de versiones de los contenidos traducidos

Precio:

Transifex ofrece una versión de prueba gratuita, y los precios se basan en las necesidades de traducción de la organización.

Cada herramienta se ocupa de aspectos específicos de la comunicación interna, proporcionando un conjunto de herramientas diversas para que las empresas tecnológicas adapten sus estrategias de forma eficaz. No las necesita todas, elija las que se alineen con los objetivos de su organización, garantizando un enfoque integral y sin fisuras de la comunicación interna.

Si necesitas ayuda para elegir lo mejor para tu equipo técnico, permanece atento porque nuestros expertos tienen algunos consejos.

5 ventajas del software de comunicación interna

Estas son algunas de las ventajas de utilizar herramientas y sistemas de comunicación interna:

1. Mayor colaboración y productividad

El software de comunicación interna agiliza la colaboración, reduce el desorden del correo electrónico y proporciona plataformas de debate centralizadas.

Según un estudio de McKinsey, las empresas con las estrategias de comunicación eficaces tienen un 50% más de probabilidades de reducir los índices de rotación de personal y experimentar un aumento de la productividad del 20-25%.

2. Flujo de información en tiempo real

Estas herramientas permiten la comunicación en tiempo real, garantizando que la información fluya sin problemas entre los equipos.

Incluso en 2023, El 74% de los empleados considera que les falta información crucial en los proyectos, lo que condujo a una menor productividad y a una escasa colaboración, haciendo hincapié en la importancia de un acceso oportuno a la información.

3. Mayor compromiso de los empleados

El software de comunicación interna fomenta el sentido del compromiso proporcionando plataformas para la retroalimentación, el reconocimiento y la interacción de los empleados. Una encuesta de Gallup reveló que los empleados comprometidos muestran un 21% más de rentabilidadque demuestra el impacto directo del compromiso en el éxito empresarial.

Por tanto, ofrezca a sus empleados lugares en los que puedan interactuar con usted, con otros equipos, dentro de su equipo, y con todas las personas importantes para su organización. Añade más creando sistemas de recompensa y reconocimiento.

4. Toma de decisiones basada en datos

Con funciones de análisis e informes, el software de comunicación interna permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos.

Según PwCLas empresas que aprovechan los conocimientos basados en datos tienen 3 veces más probabilidades de registrar mejoras significativas en los procesos de toma de decisiones.

5. Mejora de la satisfacción y retención de los empleados

Una comunicación interna eficaz contribuye a crear un entorno de trabajo positivo, mejorando la satisfacción de los empleados y reduciendo la rotación.

Según una encuesta de Glassdoor El 81% de los empleados cree que la comunicación de su empresa influye directamente en su satisfacción laboral.que subraya la relación entre las prácticas de comunicación y la satisfacción de los empleados.

Cómo elegir las herramientas adecuadas para la comunicación interna

Estas son las características clave que hay que tener en cuenta y los consejos de los expertos para alinear la elección de la herramienta con la estrategia de comunicación interna:

Escalabilidad y flexibilidad

Elija herramientas que puedan adaptarse al crecimiento de su organización. La escalabilidad garantiza que la herramienta siga siendo eficaz a medida que crece su plantilla. Además, opte por soluciones flexibles que se adapten a la evolución de las necesidades de comunicación y a los avances tecnológicos.

Usabilidad y adopción

Dé prioridad a las herramientas fáciles de usar y adoptar. El éxito de una herramienta depende a menudo de su aceptación y uso por parte de los empleados. Busque interfaces intuitivas y procesos de incorporación sencillos, y considere la posibilidad de llevar a cabo programas piloto para conocer la opinión de los usuarios antes de la implantación completa.

Capacidad de integración

La perfecta integración con los sistemas y aplicaciones existentes mejora la eficiencia. Busque herramientas que se integren con sus actuales plataformas de colaboración, herramientas de gestión de proyectos y otro software esencial, garantizando un ecosistema digital cohesionado y conectado.

Seguridad y conformidad

La seguridad es primordial cuando se trata de comunicaciones internas, especialmente en empresas tecnológicas que manejan información sensible. Elige herramientas con sólidas funciones de seguridad, como cifrado, controles de acceso y cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Última palabra

Desde la colaboración en proyectos hasta el reconocimiento de los empleados, pasando por todo lo demás, un conjunto de herramientas bien organizado garantiza que su infraestructura de comunicación sea sólida, adaptable y esté en consonancia con sus objetivos organizativos.

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