20 Mejores Herramientas y Software de Comunicación Interna para Empresas Tecnológicas

En el Estado de la Comunicación Empresarial 2023, el 72% de los líderes empresariales han visto un aumento en la productividad al adoptar estrategias avanzadas de comunicación interna.

Ahora, si te estás preparando para cambiar tu enfoque y desarrollar estrategias de comunicación interna estratégicas para mejorar la productividad de tu equipo y, eventualmente, tu facturación, ¡estás en el lugar correcto!

En este artículo, estarás en un viaje para descubrir las 20 mejores herramientas de comunicación interna en diferentes tipos y categorías diseñadas para impulsar el éxito de las empresas tecnológicamente avanzadas.

¿Listo para sumergirte en consejos, tips y herramientas de expertos? ¡Vamos a ello!

¿Qué es una herramienta de comunicación interna?

En su esencia, una herramienta de comunicación interna es un software o plataforma meticulosamente diseñada para trascender las limitaciones de los métodos de comunicación tradicionales. Es el intermediario a través del cual los equipos comparten información en tiempo real, actualizaciones de proyectos y datos cruciales.

Imagina un espacio de trabajo donde el intercambio de ideas no está confinado por las cuatro paredes de una oficina o las manecillas de un reloj. Con estas herramientas, los mensajes trascienden fronteras y la colaboración no conoce límites temporales, especialmente ahora que los equipos tecnológicos remotos e híbridos están en aumento.

6 Tipos de Comunicación Interna

Exploremos algunas de las categorías más populares de métodos de comunicación interna que fomentan la colaboración y el flujo de información dentro de las empresas tecnológicas:

1. Comunicación de los Líderes de la Empresa

Los líderes de la empresa desempeñan un papel fundamental en la dirección de la organización.

La comunicación de los líderes abarca compartir visiones estratégicas, direcciones futuras y anuncios significativos. Ya sea celebrando victorias o abordando desafíos, este tipo de comunicación crea un sentido de unidad y mantiene a los empleados informados sobre los objetivos generales y los cambios dentro de la empresa.

2. Centro de Materiales de Recursos

Cada organización opera dentro de un marco establecido de políticas y procedimientos. Una base de conocimientos centralizada es un recurso vital donde empleados y gerentes pueden acceder a información relevante.

Este repositorio digital asegura que todos estén en la misma página respecto a las directrices de la empresa, los procedimientos de cumplimiento y los protocolos operativos, fomentando la consistencia y minimizando malentendidos.

3. Canales de Colaboración en Proyectos

La colaboración eficiente en proyectos es la columna vertebral del trabajo en equipo exitoso. Los empleados requieren plataformas organizadas para discutir proyectos en curso, compartir ideas y asegurar la finalización fluida de tareas.

Las herramientas de gestión de proyectos varían según los roles y funciones del equipo (por ejemplo, desarrollo, contenido, diseño) y proporcionan entornos estructurados donde los equipos pueden colaborar, rastrear el progreso y mantenerse alineados con los objetivos del proyecto, contribuyendo a una mayor productividad y resultados del proyecto.

4. Espacios de Compartición Informal

Las conexiones entre pares son esenciales para una cultura laboral próspera.

Los espacios de compartición informal permiten a los empleados hacer preguntas, buscar consejos y apoyarse mutuamente profesional y personalmente. Utilizar plataformas como chats grupales, canales o foros dedicados fomenta la comunidad, alienta la colaboración y contribuye a un ambiente de trabajo positivo.

5. Iniciativas de Capacitación y Desarrollo

El aprendizaje continuo es integral para el crecimiento profesional. La comunicación interna se extiende a iniciativas de capacitación y desarrollo donde se informa a los empleados sobre los recursos de aprendizaje disponibles, talleres y oportunidades de desarrollo de habilidades.

Ya sea a través de seminarios web, talleres o plataformas de e-learning, fomentar una cultura de educación continua contribuye al éxito individual y organizacional.

6. Mecanismos de Retroalimentación de Empleados

Una calle de doble sentido en la comunicación, los mecanismos de retroalimentación de empleados son cruciales para entender sentimientos, preocupaciones y sugerencias de la fuerza laboral.

Las encuestas, buzones de sugerencias o sesiones regulares de retroalimentación proporcionan información valiosa, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas, abordar problemas de manera oportuna y mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados.

Incorporar estos diversos canales de comunicación interna asegura un enfoque holístico, cubriendo aspectos formales e informales y manteniendo a los empleados comprometidos, informados y alineados con los objetivos colectivos de la organización.

20 Mejores Herramientas de Comunicación Interna

Sin más preámbulos, ¡aquí está la mina de oro!

1. Plataforma de Mail Merge

Herramienta: SecureMailMerge

Como empresa tecnológica, todos tus equipos necesitarán una forma de combinar sus datos, configurar envíos masivos de correos electrónicos y optimizar la gestión y automatización de correos. Y la mayoría de estos datos se crean y gestionan en forma de hojas de cálculo.

SecureMailMerge es la herramienta de mail merge perfecta que ofrece una variedad de características que pueden transformar tus comunicaciones internas en Outlook.

Características Clave:

• Integración con Outlook
• Combina datos con diversos tipos de hojas de cálculo, incluyendo Excel, CSV, tabla HTML y más.
• Gestiona grupos de contactos
• Envía archivos adjuntos individuales
• Configura campañas de correo electrónico masivo automatizadas en Outlook
• Una amplia gama de opciones de formato
• Características adicionales de gestión y automatización no comunes en la interfaz de usuario de Outlook.

Precio:

SecureMailMerge ofrece una instalación gratuita en Appsource con características esenciales. El plan premium para uso comercial con funcionalidades adicionales comienza en $10 por mes por persona.

2. Mensajería Instantánea

Herramienta: Slack

Como dijimos antes, la mensajería instantánea es una de las herramientas de comunicación interna más populares y necesarias en las empresas. Herramientas de mensajería instantánea como Slack proporcionan comunicación en tiempo real, fomentando la colaboración rápida y eficiente del equipo. Con canales para diferentes proyectos y temas, Slack optimiza las conversaciones y reduce el desorden de la comunicación por correo electrónico tradicional.

Características Clave:

• Canales para discusiones organizadas
• Mensajería directa y chats grupales
• Compartición de archivos e integraciones con otras aplicaciones
• Archivos de mensajes buscables

Precio:

Slack ofrece un plan gratuito con características básicas y planes de pago que comienzan en $7 por usuario mensual.

3. Software de Encuestas para Empleados

Herramienta: SurveyMonkey

El software de encuestas para empleados, ejemplificado por SurveyMonkey, permite a las organizaciones recopilar valiosos comentarios de su fuerza laboral. Proporciona plantillas de encuestas personalizables y análisis robustos para obtener información procesable.

Características Clave:

• Plantillas de encuestas personalizables
• Análisis en tiempo real
• Opciones de encuestas anónimas
• Características de colaboración para comentarios del equipo

Precio:

SurveyMonkey ofrece un plan gratuito con características limitadas y planes de pago que comienzan en $25 por usuario mensual.

4. Herramientas de Retroalimentación y Colaboración

Herramienta: Trello

En tecnología, tus diversos equipos en desarrollo, diseño, contenido, marketing y estrategia necesitarán medios para colaborar y dejar comentarios sobre sus tareas. Trello es una herramienta de colaboración dinámica que facilita la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas. Su sistema intuitivo de tableros y tarjetas permite a los equipos organizar, priorizar y colaborar sin problemas.

Características Clave:

• Tableros de proyectos visuales
• Flujos de trabajo personalizables
• Asignaciones de tareas y fechas de vencimiento
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Trello ofrece un plan gratuito con características básicas y planes premium que comienzan en $10 por usuario mensual.

5. Centro de Reconocimiento de Empleados

Herramienta: Bonusly

Las herramientas de reconocimiento de empleados como Bonusly promueven una cultura laboral positiva al permitir que los colegas reconozcan las contribuciones de los demás con recompensas. Fomenta un sentido de aprecio y mejora la moral de los empleados.

Características Clave:

• Reconocimiento entre pares
• Sistema de puntos de recompensa
• Integración con plataformas de colaboración
• Análisis para rastrear tendencias de reconocimiento

Precio:

El plan básico de Bonusly comienza en $3 por usuario/mes. Los precios personalizados para Bonusly están disponibles a solicitud según el número de usuarios y características adicionales.

6. Boletines Internos

Herramienta: Haiilo

Haiilo es una plataforma integral de comunicaciones internas con características para crear y distribuir boletines internos. Permite a las organizaciones compartir actualizaciones, noticias y contenido relevante con los empleados.

Características Clave:

• Creación y distribución de boletines
• Herramientas de defensa de empleados
• Análisis para medir el compromiso
• Aplicación móvil para accesibilidad

Precio:

Los precios de Haiilo se adaptan a las necesidades de cada organización y requieren contactar a su equipo de ventas para obtener un presupuesto.

7. Intranet

Herramienta: SharePoint

Las soluciones de intranet como SharePoint ofrecen un centro centralizado para almacenar, organizar y acceder a documentos e información internos. Proporciona un espacio colaborativo para que los equipos trabajen juntos sin problemas.

Características Clave:

• Gestión y almacenamiento de documentos
• Sitios de equipo para colaboración
• Seguridad y controles de acceso integrados
• Integración con aplicaciones de Microsoft 365

Precio:

SharePoint es parte de Microsoft 365, que ofrece varios planes mensuales a partir de $5 por usuario.

8. Centro de Liderazgo/ Blog

Herramienta: Medium

Medium sirve como una plataforma versátil para crear blogs internos o centros de liderazgo. Las organizaciones pueden compartir ideas, actualizaciones y artículos de liderazgo de pensamiento para mantener a los empleados informados y comprometidos. Esto juega un papel central más allá de los boletines o las redes sociales de los empleados y actúa como una forma de establecer liderazgo de pensamiento y obtener nuevas ideas, opiniones y reconocimiento de tus equipos.

Características Clave:

• Creación y publicación de blogs
• Interfaz fácil de usar
• Escritura y edición colaborativa
• Análisis de compromiso de lectores

Precio:

Medium ofrece un plan gratuito con características limitadas y una suscripción premium a $5 por mes.

9. Videoconferencias

Herramienta: Zoom

Todos debemos saber esto ya: las reuniones por video se han convertido en un elemento básico. Las herramientas de videoconferencia como Zoom se han vuelto indispensables para la colaboración remota. Con características como reuniones virtuales, seminarios web y compartición de pantalla, Zoom facilita la comunicación sin problemas para equipos dispersos geográficamente.

Características Clave:

• Video y audio en HD
• Compartición de pantalla y co-anotación
• Salas de grupos para discusiones
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Zoom ofrece un plan gratuito con limitaciones y planes de pago que comienzan en $14.99 por mes por anfitrión.

10. Foros de Noticias y Discusión

Herramienta: Yammer

Mientras Medium es una plataforma pública a gran escala, tus jugadores de equipo necesitan tiempo en discusiones más cercanas. Yammer es una plataforma de foros de discusión que permite a los empleados participar en conversaciones, compartir actualizaciones y colaborar en proyectos. Sirve como un espacio virtual para la comunicación abierta y el intercambio de conocimientos para tus empleados.

Características Clave:

• Hilos de discusión y grupos
• Colaboración en documentos
• Encuestas y sondeos
• Integración con Microsoft 365

Precio:

Yammer es parte de Microsoft 365, que ofrece varios planes mensuales a partir de $5 por usuario.

11. Canales Comunitarios/ Chats Grupales

Herramienta: Discord

Si tu equipo tecnológico está más interesado en el lado divertido de ser expertos en tecnología (¡saludando a los desarrolladores de juegos!) o simplemente prefieren ser más divertidos en el trabajo, necesitarás un lugar diferente para que colaboren.

Inicialmente conocido por comunidades de juegos, Discord ha evolucionado en una plataforma versátil para canales comunitarios y chats grupales. Su estructura de servidor organizada permite a las empresas tecnológicas crear espacios dedicados para discusiones, fomentando un sentido de comunidad entre los empleados.

Características Clave:

• Servidores y canales personalizables
• Llamadas de voz y video
• Mensajería directa y chats grupales
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Discord es gratuito con compras opcionales dentro de la aplicación para características adicionales.

12. Podcasts para Empleados

Herramienta: Spotify for Podcasters

¡Otra forma de establecer discusiones divertidas con tus equipos, pero haciéndolas comercializables y escuchables de manera clara y amplia!

Crear y compartir podcasts internos es fácil con Spotify for Podcasters. Ofrece una plataforma fácil de usar para grabar, editar y distribuir podcasts de empleados, mejorando la comunicación interna a través de contenido de audio atractivo.

Características Clave:

• Herramientas para creación y edición de podcasts
• Distribución a plataformas de podcasts populares
• Características de colaboración para podcasts de equipo
• Análisis para rastrear la audiencia

Precio:

Spotify for Podcasters es gratuito para usar.

13. Software de Integración de Empleados

Herramienta: BambooHR

Optimizar el proceso de integración es crucial para los equipos tecnológicos, especialmente cuando eres un innovador de ritmo rápido. BambooHR simplifica esta tarea. Proporciona una solución integral de software de integración, asegurando una transición fluida a la cultura de la empresa para los nuevos empleados.

Características Clave:

• Flujos de trabajo de integración sin papel
• Asignación y seguimiento de tareas
• Gestión de datos de empleados
• Cumplimiento y almacenamiento de documentos

Precio:

Los precios de BambooHR están disponibles a solicitud.

14. Señalización Digital

Herramienta: ScreenCloud

Como innovadores tecnológicos, deberías ir más allá de los PowerPoints tradicionales. ¡Y eso está bien! Hoy en día hay aplicaciones de señalización digital más atractivas e interactivas.

Transformar la comunicación interna en una experiencia visual es posible con ScreenCloud. Esta herramienta de señalización digital permite a las empresas mostrar contenido dinámico en pantallas en toda la organización, asegurando que los anuncios y actualizaciones esenciales sean visualmente accesibles.

Características Clave:

• Gestión de contenido remoto
• Plantillas personalizables
• Integración con diversas fuentes de medios
• Actualizaciones de contenido en tiempo real

Precio:

ScreenCloud ofrece planes de precios basados en el número de pantallas y características requeridas.

15. Redes Sociales para Empleados

Herramienta: Workplace by Meta

Workplace by Meta trae la interfaz familiar de las redes sociales al espacio empresarial. Proporciona una plataforma para que los empleados se conecten, compartan actualizaciones y colaboren en un entorno de estilo de red social diseñado para la comunicación profesional.

Características Clave:

• Feed de noticias para actualizaciones en toda la empresa
• Grupos para colaboración en equipo
• Transmisión de video en vivo
• Integración con aplicaciones de terceros

Precio:

Workplace by Facebook ofrece un plan gratuito con características limitadas y planes de pago que comienzan en $4 por usuario mensual.

16. Flujo de Trabajo de Aprobación de Contenido

Herramienta: Wrike

La comunicación y la gestión de proyectos son diferentes para los equipos de contenido creativo. Necesitan ser visuales y más eficientes. Los flujos de trabajo de aprobación de contenido son esenciales para mantener la consistencia y calidad. Wrike ofrece una plataforma robusta con características adaptadas para la creación de contenido, colaboración y procesos de aprobación simplificados.

Características Clave:

• Gestión de tareas y colaboración
• Flujos de trabajo personalizables
• Características de prueba visual y aprobación
• Integración con herramientas de creación de contenido

Precio:

Wrike viene con una versión gratuita, y los precios premium comienzan en $9.80 por usuario por mes.

17. Herramientas de Programación y Planificación

Herramienta: SavvyCal

Hacer que todas las reuniones con clientes y equipos se alineen con muchos horarios diferentes es imposible. Calendly simplifica la programación, permitiendo a los equipos planificar y organizar reuniones sin esfuerzo. Con características como seguimiento de disponibilidad y recordatorios automatizados, optimiza la coordinación de los horarios del equipo.

Características Clave:

• Enlaces de programación personalizados
• Preferencias de disponibilidad
• Recordatorios automáticos por correo electrónico
• Integración con aplicaciones de calendario

Precio:

Savvycal ofrece un plan gratuito con características limitadas y planes de pago que comienzan en $12 por usuario mensual.

18. Software de Análisis de Rendimiento

Herramienta: Tableau

Es evidente por qué necesitarás el rendimiento de tu equipo en datos y métricas medibles. Tableau es una herramienta poderosa para análisis de rendimiento en profundidad. Transforma datos en bruto en información visual, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos y comprender de manera integral sus procesos internos.

Características Clave:

• Visualización de datos y análisis
• Tableros para información en tiempo real
• Características de colaboración para análisis de equipo
• Integración con diversas fuentes de datos

Precio:

Los precios de Tableau están disponibles a solicitud.

19. Sistema de Reconocimiento y Recompensa

Herramienta: Kudos

Kudos es una plataforma dedicada al reconocimiento y recompensas de empleados. Optar por sistemas de recompensa permite a las organizaciones reconocer y celebrar logros, fomentando una cultura laboral positiva que valora y aprecia las contribuciones de los empleados.

Características Clave:

• Reconocimiento entre pares
• Sistema de puntos de recompensa
• Catálogo de recompensas personalizable
• Análisis para rastrear tendencias de reconocimiento

Precio:

Kudos ofrece un modelo de precios personalizado basado en el tamaño y los requisitos de la organización.

20. Herramienta Multilingüe

Herramienta: Transifex

Está al final de la lista, pero es la más importante para el futuro de la tecnología y muchas otras empresas. En una fuerza laboral globalizada, la comunicación efectiva incluye atender a diversas necesidades lingüísticas. Transifex es una herramienta multilingüe que facilita la localización de contenido, asegurando una comunicación clara a través de las barreras del idioma.

Esta también es una gran herramienta para traducir los interminables ejemplos de correos de comunicación interna y plantillas para tus campañas de envío masivo en muchos idiomas.

Características Clave:

• Gestión de traducciones
• Colaboración con traductores
• Integración con plataformas de contenido
• Control de versiones para contenido traducido

Precio:

Transifex ofrece una prueba gratuita, y los precios se basan en las necesidades de traducción de la organización.

Cada herramienta atiende aspectos específicos de la comunicación interna, proporcionando un conjunto diverso de herramientas para que las empresas tecnológicas adapten sus estrategias de manera efectiva. No necesitas todas, elige las que se alineen con los objetivos de tu organización, asegurando un enfoque fluido y completo para la comunicación interna.

Si necesitas ayuda para elegir lo que es mejor para tu equipo tecnológico, ¡mantente atento porque nuestros expertos tienen algunos consejos!

5 Beneficios del Software de Comunicación Interna

Aquí hay algunos beneficios respaldados por estadísticas del uso de herramientas y sistemas de comunicación interna:

1. Colaboración y Productividad Mejoradas

El software de comunicación interna agiliza la colaboración, reduciendo el desorden de correos electrónicos y proporcionando plataformas de discusión centralizadas.

Según un estudio de McKinsey, las empresas con estrategias de comunicación efectivas tienen un 50% más de probabilidades de tener tasas de rotación más bajas y experimentan un aumento del 20-25% en la productividad.

2. Flujo de Información en Tiempo Real

Estas herramientas permiten la comunicación en tiempo real, asegurando que la información fluya sin problemas entre los equipos.

Incluso en 2023, el 74% de los empleados sintieron que les faltaba información crucial en los proyectos, lo que llevó a una menor productividad y a una mala colaboración, enfatizando la importancia del acceso oportuno a la información.

3. Mayor Compromiso de los Empleados

El software de comunicación interna fomenta un sentido de compromiso al proporcionar plataformas para la retroalimentación, el reconocimiento y la interacción de los empleados. Una encuesta de Gallup reveló que los empleados comprometidos muestran un 21% más de rentabilidad, mostrando el impacto directo del compromiso en el éxito empresarial.

Así que, brinda a tus empleados lugares para interactuar contigo, con otros equipos, dentro de su equipo y con todos los que importan en tu organización. ¡Añade más a esto estableciendo sistemas de recompensas y reconocimiento!

4. Toma de Decisiones Basada en Datos

Con características de análisis e informes, el software de comunicación interna empodera a las organizaciones para tomar decisiones basadas en datos.

Según PwC, las empresas que aprovechan los conocimientos basados en datos tienen 3 veces más probabilidades de informar una mejora significativa en los procesos de toma de decisiones.

5. Mejora de la Satisfacción y Retención de Empleados

Una comunicación interna efectiva contribuye a un ambiente de trabajo positivo, mejorando la satisfacción de los empleados y reduciendo la rotación.

Una encuesta de Glassdoor encontró que el 81% de los empleados cree que la comunicación de su empresa impacta directamente en su satisfacción laboral, subrayando la conexión entre las prácticas de comunicación y la satisfacción de los empleados.

Cómo Elegir las Herramientas Adecuadas para la Comunicación Interna

Aquí hay características clave a las que prestar atención y consejos de expertos para guiarte en la alineación de tu elección de herramientas con tu estrategia de comunicación interna:

Escalabilidad y Flexibilidad

Elige herramientas que puedan escalar con el crecimiento de tu organización. La escalabilidad asegura que la herramienta siga siendo efectiva a medida que tu fuerza laboral se expande. Además, opta por soluciones flexibles que se adapten a las necesidades de comunicación en evolución y a los avances tecnológicos.

Usabilidad y Adopción

Prioriza herramientas que sean fáciles de usar y adoptar. El éxito de una herramienta a menudo está ligado a cuán bien los empleados la aceptan y la utilizan. Busca interfaces intuitivas, procesos de incorporación sencillos y considera realizar programas piloto para medir la retroalimentación de los usuarios antes de la implementación completa.

Capacidades de Integración

La integración fluida con sistemas y aplicaciones existentes mejora la eficiencia. Busca herramientas que se integren con tus plataformas de colaboración actuales, herramientas de gestión de proyectos y otro software esencial, asegurando un ecosistema digital cohesivo y conectado.

Seguridad y Cumplimiento

La seguridad es primordial al tratar con comunicaciones internas, especialmente en empresas tecnológicas que manejan información sensible. Elige herramientas con características de seguridad robustas, incluyendo cifrado, controles de acceso y cumplimiento de regulaciones de protección de datos.

Palabra Final

Desde la colaboración en proyectos hasta el reconocimiento de empleados y todo lo que hay en medio, un conjunto de herramientas bien curado asegura que tu infraestructura de comunicación sea robusta, adaptable y alineada con tus objetivos organizacionales.

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