Cómo combinar correspondencia desde Excel - la forma más fácil (Guía paso a paso)

Vayamos al grano. Has oído hablar y probablemente hayas intentado hacer una combinación de correspondencia con Outlook, Word y Excel antes, pero lo más probable es que hayas acabado frustrado por algo que debería ser una tarea bastante sencilla. Simplemente quieres enviar un montón de correos electrónicos a una lista de personas y personalizar el contenido o los adjuntos.

En esta guía voy a mostrarte un plugin gratuito que puedes descargar de la tienda autorizada de Microsoft y que simplifica mucho esta tarea.

Paso 1. Crear una hoja de cálculo Excel

Si aún no lo ha hecho o ha exportado una desde otro programa, deberá crear una nueva hoja de Excel.

Empieza escribiendo "Para" en la primera celda y añadiendo una lista de direcciones de correo electrónico en las celdas de debajo. Si todo lo que quieres hacer es enviar correos electrónicos individuales a estas personas, ya está - salta al Paso 2.

Si quieres personalizar un poco más tu correo electrónico, puedes añadir columnas como:

• FirstName(más adelante será más fácil utilizar nombres de columna sin espacios)
• Apellido
• Empresa
• Saludo (por ejemplo, Sr., Sra., Srta.)
• ImporteDeLaÚltimaDonación

Segundo paso Instale el plugin

Vamos a hacer uso de un plugin gratuito llamado SecureMailMerge, que añade Combinación de correspondencia en Outlook. Puede añadirlo desde el icono Aplicaciones de la cinta de opciones. Funciona para Outlook en Windows y Mac, pero también si sólo utilizas la versión web.

Paso 3. Iniciar el plugin Inicie el plugin

A continuación, cree un nuevo correo electrónico vacío. Ahora debería ver el icono rojo "Campaign Mangaer" en su cinta. A veces el icono está en un menú llamado "Aplicaciones", o detrás de un menú desplegable dependiendo de cómo esté configurado su Outlook.

Hay una guía más detallada mostrándote capturas de pantalla de dónde podría estar el icono si no es obvio de inmediato.

Haga clic en el icono para iniciar el plugin.

Paso 4. Cargar la hoja de cálculo

A continuación, en la barra lateral que aparece, haga clic en "Usar hoja de cálculo". Seleccione el archivo que creó anteriormente para cargarlo en SecureMailMerge.

A continuación le mostrará el nombre de la hoja de cálculo que ha seleccionado y cuántas filas se han encontrado. Más abajo también verás un desplegable con todas las columnas reconocidas.

Paso 5. Escriba un correo electrónico personalizado

Te recomiendo que primero escribas todo el correo electrónico y luego, cuando estés satisfecho, vuelvas atrás y sustituyas partes del correo por tokens de personalización.

Coloca el cursor en el lugar en el que quieras añadir un token (o resalta el fragmento de texto que quieras sustituir). Elige la columna en el menú desplegable y selecciona si quieres añadirla al asunto o al cuerpo del mensaje.

Paso 6. Enviar una prueba

Para asegurarse de que las sustituciones funcionan como se espera, haga clic en "Enviar correo electrónico de prueba" y se enviará un correo electrónico a su propia dirección de correo electrónico, pero sustituyendo los tokens de personalización por los valores de la primera fila de la hoja de cálculo.

Último paso. Envíelo a todo el mundo

Si estás satisfecho, haz clic en "Enviar campaña" y se enviarán correos electrónicos individuales a todas las personas de tu hoja de cálculo.

¿No era mucho más fácil que la combinación de correspondencia tradicional?

Paso extra: Consigue ayuda para escribir el correo electrónico

Si eres como yo y una ventana de correo electrónico vacía te provoca un bloqueo de escritor, ¿qué tal si te diriges a la página gratuita ChatGPT e intenta preguntarle algo como esto:

"Redacta una breve plantilla de correo electrónico explicando que el destinatario ha olvidado pagar su última factura y que has adjuntado la factura solicitando que se abone lo antes posible."

Lo más probable es que te resulte más fácil escribir ese correo electrónico cuando tengas un ejemplo como éste que te sirva de inspiración.