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Outlook frente a Gmail para el correo electrónico empresarial: ¿Cuál es mejor?
El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más poderosas del mundo empresarial.
Existen muchos servicios de correo electrónico en el mercado, como Gmail y Outlook.
¿Quiere saber cuál es mejor para su empresa?
Elegir entre Gmail y Outlook para el correo electrónico de tu empresa es una pregunta que viene de lejos, dada la popularidad de los dos servicios de correo electrónico. Incluso con la afluencia de aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Zoom, El 13% de las empresas que cotizan en bolsa utilizan Gmail o Outlook para sus negocios. Y el resto de empresas utilizan una combinación de ambas.
Así pues, vamos a profundizar en las principales características de cada uno de ellos, analizando en qué se diferencian, las ventajas y los consejos para crear un correo electrónico atractivo que dispare la generación de prospectos.
¡Comencemos!
Outlook frente a Gmail para el correo electrónico empresarial: características principales
Interfaz y personalización
Gmail es un servicio de correo electrónico que te da la bienvenida a su mundo de simplicidad. La interfaz es bastante fácil de usar, intuitiva y fácil de navegar.
Los usuarios de Gmail pueden personalizar el aspecto de su bandeja de entrada seleccionando entre varios temas prediseñados, como paisajes urbanos, temas de temporada y bokeh estético. Esto hace que toda la configuración parezca más personalizada.
Por otro lado, Microsoft Outlook se asocia con Microsoft Office para crear un flujo de trabajo fluido y eficaz con un panel de control profesional.
A diferencia de Gmail, las opciones de personalización de Outlook son limitadas. Microsoft ha optado por una paleta de colores en escala de grises con detalles en azul brillante. Aunque el diseño es aparentemente profesional y agradable a la vista, puede parecer algo conservador a algunas personas.
Organización de activos
El sistema de etiquetado de Gmail es como tener un asistente personal que clasifica y organiza tus correos en función de tus preferencias. A diferencia de las carpetas tradicionales, las etiquetas dan a tus correos una personalidad única.
Con un poco de creatividad, puedes aplicar etiquetas que añadan estilo y hagan que tu bandeja de entrada parezca una colección bien seleccionada.
Por el contrario, Outlook presenta una configuración estándar de tres paneles: Carpetas, Bandeja de entrada y Mensajes seleccionados, ordenados de izquierda a derecha bajo una barra de herramientas de tres pestañas.
Además, Outlook ofrece excelentes funciones organizativas, como una estructura de carpetas tradicional, lo que facilita su uso a algunos usuarios.
Además, Outlook cuenta con un sistema de categorías que actúan como etiquetas para los mensajes en lugar de pseudocarpetas. Puedes aplicar varias categorías a un mensaje sin que ello afecte a su ubicación en las carpetas.
Outlook también clasifica automáticamente mensajes específicos en carpetas de vista rápida, como documentos, fotos y boletines informativos._ Facilita el trabajo._
Filtrado de spam
El filtrado eficaz del spam es una de las ventajas más significativas de Gmail, ya que proporciona un sólido escudo contra los correos electrónicos no deseados. Aunque algunos mensajes de spam pueden colarse, la categorización de Gmail es generalmente precisa, lo que ofrece a los usuarios una gran seguridad.
Además, las opciones de filtrado de Gmail van más allá de la categorización de spam. El servicio de correo electrónico permite a los usuarios filtrar correos no deseados que no entran en la categoría de spam.
Además, Gmail no interfiere con tu bandeja de entrada al segregar los anuncios basados en el contenido del correo electrónico en pestañas separadas como sociales o promociones. Esto minimiza cualquier distracción potencial de tu bandeja de entrada principal.
Por otro lado, la funcionalidad de filtrado de spam y correo electrónico de Outlook es menos sofisticada y requiere más intervención manual. Sin embargo, ofrece una función digna de mención llamada Barrido.
La función de barrido de Outlook permite eliminar rápidamente los correos electrónicos no deseados de la bandeja de entrada. Ofrece opciones para eliminar automáticamente todos los correos entrantes de un remitente concreto, conservar sólo el correo más reciente o eliminar los correos con una antigüedad superior a un periodo determinado, como 10 días.
Consejo profesional
¿No quiere que los correos electrónicos de su empresa acaben en la carpeta de spam? Nosotros le ayudamos. Con SecureMailMerge, puede fácilmente evitar que los correos electrónicos vayan a parar a las carpetas de spam.
Outlook.com frente a Gmail.com: ventajas y desventajas
Ventajas e inconvenientes de Gmail
Aquí tienes algunas ventajas y desventajas de utilizar Gmail para tu empresa:
| Pros | Contras |
|---|---|
| La integración de Gmail con Google Workspace fomenta la colaboración al permitir a los equipos compartir documentos, editarlos en tiempo real y comunicarse sin problemas. | Como Gmail escanea el contenido del correo electrónico con fines publicitarios, a algunas empresas les preocupa la privacidad en relación con el uso de sus datos de correo electrónico con fines publicitarios. |
| La función de búsqueda de Gmail permite a los usuarios localizar rápidamente mensajes de correo electrónico o información específicos en sus bandejas de entrada. Esta función resulta muy útil cuando se trabaja con un gran número de correos electrónicos. | Aunque las funciones esenciales son fáciles de usar, dominar algunas de las características más avanzadas de Gmail requiere tiempo y formación para los empleados que no están familiarizados con la plataforma. |
| Las empresas se benefician de un amplio espacio de almacenamiento en Gmail, con 15 GB por usuario en el plan gratuito y opciones de almacenamiento ampliadas para los planes de nivel superior. | La plena funcionalidad de Gmail depende de una conexión a Internet estable. Las empresas que se encuentran en zonas donde la conexión a Internet es lenta o poco fiable necesitan ayuda para acceder a sus correos electrónicos a tiempo. |
| El filtrado de spam de Gmail es muy eficaz y minimiza el riesgo de que correos electrónicos no deseados saturen las bandejas de entrada de las empresas. La precisión en la detección de spam es fundamental para garantizar un entorno de correo electrónico sano y limpio. | Aunque Gmail ofrece integración con las herramientas de Microsoft, no es tan fluida ni potente como se esperaba. |
Ventajas e inconvenientes de Outlook
¿Te preguntas en qué se diferencia Outlook de Gmail?
| Pros | Contras |
|---|---|
Microsoft Outlook se integra perfectamente con Microsoft Office, proporcionando una plataforma unificada de correo electrónico, calendario y gestión de documentos. | A diferencia del sólido filtrado de spam de Gmail, el de Outlook requiere un manejo más manual. Los usuarios tienen que gestionar y organizar sus bandejas de entrada para evitar el desorden de forma activa. |
Aunque el antispam de Outlook no sea tan avanzado como el de Emails, ofrece una sofisticada función de "Barrido" que permite gestionar rápidamente los correos electrónicos, incluida la eliminación automática en función de criterios especificados. | Al adaptarse a Outlook, los usuarios no familiarizados con las interfaces de Microsoft pueden experimentar una curva de aprendizaje. |
La función de Bandeja de entrada centrada de Outlook clasifica de forma inteligente los mensajes de correo electrónico, garantizando que los mensajes esenciales y prioritarios estén separados de los menos importantes. Esta función ayuda a mantener una bandeja de entrada centrada y organizada. | Varios usuarios han informado de problemas de sincronización entre Outlook y otros servicios de Microsoft. Esto ha provocado interrupciones en el acceso a los correos electrónicos y otros eventos del calendario. |
| Las completas funciones de calendario de Outlook permiten una programación eficaz, invitaciones a reuniones y una coordinación perfecta. Esto es especialmente beneficioso para las empresas con reuniones y citas frecuentes. | Aunque Outlook se integra bien con las aplicaciones de Microsoft, la integración con aplicaciones de terceros no pertenecientes a Microsoft no es tan fluida. |
Navegar por los elementos esenciales de la empresa: Almacenamiento, coste y seguridad
Elegir una plataforma de correo electrónico para su empresa es como elegir la oficina perfecta: espaciosa, rentable y completamente segura.
Veamos rápidamente el almacenamiento, el coste y la seguridad que ofrecen los dos servicios de correo electrónico más populares.
Outlook vs Gmail - Almacenamiento
Gmail ofrece generosamente 15 GB de almacenamiento gratuito, donde tus correos electrónicos conviven con Google Drive y Fotos. Es un espacio amplio para todas tus pertenencias digitales. Pero a medida que se acumulan las pertenencias digitales, ampliar el almacenamiento puede convertirse en una de tus consideraciones.
Por otro lado, Outlook permite a los usuarios un buzón de 15 GB con 1 TB adicional de almacenamiento en OneDrive. A diferencia de Gmail, Outlook ofrece OneDrive, un espacio separado pero elegante con su unidad de almacenamiento privada. Esto le permite organizar sus activos digitales de manera eficiente en un espacio libre de desorden.
Ambas plataformas ofrecen espacio de sobra, pero la separación de Outlook entre el buzón de correo y el almacenamiento en OneDrive proporciona un enfoque más organizado.
Outlook vs Gmail - Coste
Gmail es completamente gratuito. Unirte a él te da acceso a funciones premium como la protección automática de enlaces sin gastar un céntimo. Sin embargo, puede que tengas que consultar los precios de almacenamiento de Google si tiendes a acumular activos digitales.
Por otro lado, Outlook ofrece un plan Microsoft 365 Personal por 69,99 € al año, que incluye una experiencia sin anuncios, aplicaciones de escritorio y un buzón de correo ampliado de 50 GB. El plan Familiar cuesta 99,99 $ al año y pueden utilizarlo hasta seis personas, lo que lo convierte en una opción excelente para equipos pequeños.
Outlook o Gmail - Seguridad
Tanto Gmail como Outlook dan prioridad a la seguridad. Gmail utiliza la autenticación de dos factores y el escaneado automático de contenido malicioso, lo que garantiza que sólo llegan los mensajes correctos. Aunque Gmail personaliza los anuncios en función de los correos electrónicos, actúa más como un comprador personal que como un fisgón.
Outlook cuenta con autenticación de dos factores, análisis de malware y la sofisticación añadida de Windows Hello, un candado biométrico de alta tecnología para tu fortaleza digital.
Veredicto final - Outlook vs Gmail
Decidir entre Gmail y Outlook depende de lo que mejor se adapte a tu empresa.
Si te gusta un enfoque innovador, opta por Gmail.
Sin embargo, si prefieres un ambiente más pulido y profesional, Outlook puede ser la elección correcta.
Su decisión sobre la plataforma de correo electrónico que utiliza puede influir significativamente en cómo se percibe su empresa en Internet. La elección entre Gmail y Outlook no solo tiene que ver con el correo electrónico, sino también con la creación de una identidad en línea que resuene con las creencias y los valores de su empresa.
5 consejos para crear un correo electrónico de empresa
Estas son algunas de las mejores prácticas para crear correos electrónicos empresariales que den en el blanco.
1. Investigue y conozca a su público
Antes de enviar un correo electrónico, considérelo una conversación con un posible cliente potencial. Profundice en su público objetivo. Conozca sus preferencias e intereses. Debe tener en cuenta a quién se dirige y adaptar su tono en consecuencia.
2. Crear líneas de asunto pegadizas
Las líneas de asunto son como la primera impresión de su correo electrónico.
Es el momento en que el lector decide si merece la pena leer el mensaje o si debe tirarlo a la papelera. Asegúrese de que los asuntos de sus mensajes sean breves, intrigantes y, sobre todo, pertinentes. Despierte la curiosidad de los destinatarios.
3. La brevedad es tu amiga
Hoy en día nadie tiene tiempo de leer correos electrónicos largos. Seamos sinceros, sonfrustrantes.
No tejas una larga historia llena de palabrería. Ponte en el lugar del lector: ¿tetomarías el tiempo de tu ajetreado día para leer un correo electrónico larguísimo?
Vaya al grano y evite la jerga.
4. No temas inyectar personalidad
No tenga miedo de mostrar la personalidad de su marca. Tiene que hablar con el público.
Además, su marca debe saber que es un humano y no una IA quien elabora el correo electrónico.
Consejo profesional
A well-placed emoji or a touch of humor can turn a business email into an enjoyable interaction
5. Ser receptivo y accesible
¿Quiere dejar huella en el sector? Sea receptivo.
En el mundo de los negocios, te encontrarás con correos electrónicos amables y otros directamente groseros. Tienes que aprender a entablar y fomentar un diálogo de forma educada y respetuosa.
En cuanto a los comentarios, fomente las respuestas y las preguntas. No se trata solo de enviar información, sino de suscitar conversaciones.
Sea accesible y anime a sus destinatarios a compartir sus opiniones.
Consejo profesional
Mantenerse al día sobre las mejores prácticas de correo electrónico empresarial puede ser todo un reto, pero no se preocupe. Aquí tiene nuestra guía sobre Tendencias del correo electrónico en 2024_
¿Va a utilizar Outlook en su empresa? La siguiente sección multiplicará por 100 su productividad.
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¿Por qué elegir Secure Mail Merge?
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¿Cómo funciona la combinación segura de correspondencia?
Secure Mail Merge se integra perfectamente en Outlook 365 con una interfaz fácil de usar. Su moderno diseño facilita la creación de correos electrónicos personalizados y visualmente atractivos, lo que le permite centrarse en tareas más críticas.
¿Está listo para mejorar su correo electrónico?
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