Outlook vs. Gmail para correo electrónico empresarial: ¿Cuál es mejor?

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más poderosas en el mundo empresarial.

Hay muchos servicios de correo electrónico en el mercado, como Gmail y Outlook.

¿Quieres saber cuál es mejor para tu negocio?

Elegir entre Gmail y Outlook para el correo electrónico de tu negocio es una pregunta de larga data, dada la popularidad de los dos servicios de correo electrónico. Incluso con la llegada de aplicaciones de mensajería instantánea como Slack o Zoom, el 13% de las empresas que cotizan en bolsa utilizan Gmail o Outlook para negocios. Y las empresas restantes utilizan una combinación de ambos.

Así que, profundicemos en las principales características de cada uno, explorando qué hace que los dos se destaquen, los beneficios y consejos para redactar un correo electrónico atractivo que asegure tu generación de leads.

¡Comencemos!

Outlook vs Gmail para Correo Empresarial - Principales Características

Interfaz y Personalización

Gmail es un servicio de correo electrónico que te da la bienvenida a su mundo de simplicidad. La interfaz es bastante amigable, intuitiva y fácil de navegar.

Los usuarios de Gmail pueden personalizar la apariencia de su bandeja de entrada seleccionando entre varios temas pre-diseñados, incluyendo paisajes urbanos, temas de temporada y bokeh estético. Esto hace que toda la configuración se sienta más personalizada.

Por otro lado, Microsoft Outlook se une a Microsoft Office para crear un flujo de trabajo fluido y eficiente con un panel profesional.

A diferencia de Gmail, las opciones de personalización en Outlook son limitadas. Microsoft ha optado por una paleta de colores en escala de grises con acentos en azul brillante. Si bien el diseño es aparentemente profesional y agradable a la vista, puede parecer algo conservador para algunas personas.

Organización de Activos

El sistema de etiquetas de Gmail es como tener un asistente personal que clasifica y organiza tus correos electrónicos según tus preferencias. A diferencia de las carpetas tradicionales, las etiquetas le dan a tus correos electrónicos una personalidad única.

Con algo de creatividad, puedes aplicar etiquetas que añadan estilo y hagan que tu bandeja de entrada se vea como una colección bien curada.

Por el contrario, Outlook presenta una configuración estándar de tres paneles: Carpetas, Bandeja de entrada y mensajes seleccionados; estos están ordenados de izquierda a derecha bajo una barra de herramientas de tres pestañas.

Además, Outlook ofrece excelentes características organizativas, como una estructura de carpetas tradicional, lo que facilita el uso para algunos usuarios.

Además, Outlook tiene un sistema de categorías que actúa como etiquetas para los mensajes en lugar de pseudo-carpetas. Puedes aplicar múltiples categorías a un mensaje sin afectar su ubicación en las carpetas.

Outlook también categoriza automáticamente mensajes específicos en carpetas de Vista Rápida, como documentos, fotos y boletines. Facilita el trabajo.

Filtrado de Spam

El filtrado efectivo de spam es una de las ventajas más significativas de Gmail, proporcionando un escudo robusto contra correos electrónicos no deseados. Aunque algunos mensajes de spam pueden pasar, la categorización de Gmail es generalmente precisa, brindando a los usuarios alta seguridad.

Además, las opciones de filtrado de Gmail van más allá de la categorización de spam. El servicio de correo electrónico permite a los usuarios filtrar correos no deseados que no caen en la categoría de spam.

Además, Gmail no interfiere con tu bandeja de entrada segregando anuncios basados en el contenido del correo electrónico en pestañas separadas como social o promociones. Esto minimiza cualquier posible distracción de tu bandeja de entrada principal.

Por otro lado, la funcionalidad de filtrado de spam y correos electrónicos de Outlook es menos sofisticada, requiriendo más intervención manual. Sin embargo, proporciona una característica notable llamada Sweep.

La función Sweep de Outlook te permite eliminar rápidamente correos no deseados de tu bandeja de entrada. Ofrece opciones para eliminar automáticamente todos los correos entrantes de un remitente específico, conservar solo el último correo o eliminar correos más antiguos que una duración especificada, como 10 días.

Outlook.com vs Gmail.com - Ventajas y Desventajas

Ventajas y Desventajas de Gmail

Aquí hay algunas ventajas y desventajas de usar Gmail para tu negocio:

Ventajas	Desventajas
La integración de Gmail con Google Workspace fomenta la colaboración al permitir que los equipos compartan documentos, participen en ediciones en tiempo real y se comuniquen sin problemas.	Como Gmail escanea el contenido de los correos electrónicos para la publicidad, algunas empresas tienen preocupaciones sobre la privacidad respecto al uso de sus datos de correo electrónico con fines publicitarios.
La función de búsqueda de Gmail permite a los usuarios localizar rápidamente correos electrónicos o información específica en sus bandejas de entrada.	Dominar algunas de las funciones más avanzadas de Gmail requiere tiempo y capacitación para los empleados que no están familiarizados con la plataforma.
Las empresas se benefician de un amplio espacio de almacenamiento en Gmail.	La funcionalidad completa de Gmail depende de una conexión a internet estable.
El filtrado de spam de Gmail es altamente efectivo.	La integración de Gmail con herramientas de Microsoft no es tan fluida o potente como se esperaba.

Ventajas y Desventajas de Outlook

¿Te preguntas qué hace que Outlook sea diferente de Gmail?

Ventajas	Desventajas
Microsoft Outlook se integra sin problemas con Microsoft Office, proporcionando una plataforma unificada de correo electrónico, calendario y gestión de documentos.	A diferencia del robusto filtrado de spam de Gmail, el filtrado de Outlook requiere más manejo manual. Los usuarios deben gestionar y organizar activamente sus bandejas de entrada para evitar el desorden.
Aunque el filtrado de spam de Outlook puede no ser tan avanzado como el de Gmail, ofrece una sofisticada función de “Barrido” que permite una gestión rápida de correos electrónicos, incluida la eliminación automática según criterios especificados.	Al adaptarse a Outlook, los usuarios que no están familiarizados con las interfaces de Microsoft pueden experimentar una curva de aprendizaje.
La función de Bandeja de Entrada Prioritaria en Outlook categoriza inteligentemente los correos electrónicos, asegurando que los mensajes esenciales y prioritarios se separen de los menos importantes.	Varios usuarios han informado problemas de sincronización entre Outlook y otros servicios de Microsoft, lo que lleva a interrupciones en el acceso a correos electrónicos y eventos del calendario.
Las completas características del calendario de Outlook permiten una programación eficiente, invitaciones a reuniones y coordinación fluida, especialmente beneficiosa para empresas con reuniones frecuentes.	Aunque Outlook se integra bien con aplicaciones de Microsoft, la integración con aplicaciones de terceros que no son de Microsoft no es tan fluida.

Navegando por los Esenciales Empresariales: Almacenamiento, Costo y Seguridad

Elegir una plataforma de correo electrónico para tu negocio es como elegir el espacio de oficina perfecto: amplio, rentable y completamente seguro.

Veamos rápidamente el almacenamiento, costo y seguridad que ofrecen dos de los servicios de correo electrónico más populares.

Outlook vs Gmail - Almacenamiento

Gmail proporciona generosamente 15 GB de almacenamiento gratuito, donde tus correos electrónicos coexisten con Google Drive y Fotos. Es un espacio amplio para todas tus pertenencias digitales. Pero a medida que las pertenencias digitales se acumulan, expandir el almacenamiento podría convertirse en una de tus consideraciones.

Por otro lado, Outlook permite a los usuarios un buzón de 15 GB con 1 TB adicional de almacenamiento en OneDrive. A diferencia de Gmail, Outlook ofrece OneDrive: un espacio separado pero elegante con tu unidad de almacenamiento privada. Esto te permite organizar tus activos digitales de manera eficiente en un espacio libre de desorden.

Ambas plataformas ofrecen espacio suficiente, pero la separación de buzón y almacenamiento de OneDrive de Outlook proporciona un enfoque más organizado.

Outlook vs Gmail - Costo

Gmail es completamente gratuito. Unirse a él te da acceso a funciones premium como la protección automática de enlaces sin gastar un centavo. Sin embargo, es posible que debas investigar los niveles de precios de almacenamiento de Google si tiendes a acumular activos digitales.

Por otro lado, Outlook ofrece un plan Personal de Microsoft 365 por $69.99 al año, que incluye una experiencia sin anuncios, aplicaciones de escritorio y un buzón ampliado de 50 GB. El plan Familiar cuesta $99.99 al año y puede ser utilizado por hasta seis personas, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos pequeños.

Outlook o Gmail - Seguridad

Tanto Gmail como Outlook priorizan la seguridad. Gmail utiliza la autenticación de dos factores y el escaneo automático de contenido malicioso, asegurando que los correos electrónicos correctos lleguen. Mientras que Gmail personaliza anuncios basados en correos electrónicos, actúa más como un comprador personal que como un oyente.

Outlook cuenta con autenticación de dos factores, escaneo de malware y la sofisticación adicional de Windows Hello: un candado biométrico de alta tecnología en tu fortaleza digital.

Veredicto Final - Outlook vs Gmail

Decidir entre Gmail y Outlook depende de lo que mejor se adapte a tu negocio.

Si te gusta un enfoque innovador, elige Gmail.

Sin embargo, si prefieres una vibra más pulida y profesional, Outlook podría ser la elección correcta.

Tu decisión sobre la plataforma de correo electrónico que uses puede impactar significativamente cómo se percibe tu negocio en línea. La elección entre Gmail y Outlook no se trata solo de correo electrónico; se trata de crear una identidad en línea que resuene con las creencias y valores de tu empresa.

5 Consejos para Crear un Correo Electrónico Empresarial

Aquí hay algunas mejores prácticas para correos electrónicos empresariales que te ayudarán a redactar correos que den en el clavo.

1. Investiga y Conoce a Tu Audiencia

Antes de enviar un correo, considérelo como una conversación con un posible cliente. Profundiza en tu audiencia objetivo. Aprende sobre sus preferencias e intereses. Debes considerar a quién te diriges y adaptar tu tono en consecuencia.

2. Crea Asuntos Atractivos

Las líneas de asunto son como la primera impresión de tu correo.

Es el momento en que un lector decide si tu correo vale la pena o va a la basura. Asegúrate de que los asuntos de tus correos sean cortos, intrigantes y, lo más importante, relevantes. Haz que tus destinatarios sientan curiosidad por abrir el correo.

3. La Brevedad es Tu Amiga

Hoy en día, nadie tiene tiempo para leer correos largos. Seamos honestos, son frustrantes.

No cuentes una larga historia llena de palabrería. Ponte en el lugar del lector, ¿te tomarías el tiempo de tu ajetreado día para leer un correo molesto y largo?

Ve directo al grano y evita la jerga.

4. No Tenga Miedo de Inyectar Personalidad

No tengas miedo de mostrar la personalidad de tu marca. Necesita hablar con la audiencia.

Además, tu marca debe hacer saber que un humano y no una IA redacta el correo.

5. Sé Receptivo y Accesible

¿Quieres dejar tu huella en la industria? Sé receptivo.

En el mundo empresarial, te encontrarás con correos más amables y otros abiertamente groseros. Necesitas aprender a involucrarte y fomentar un diálogo de manera educada y respetuosa.

Cuando se trata de retroalimentación, fomenta respuestas y preguntas. No se trata solo de enviar información, sino de provocar conversaciones.

Sé accesible y anima a tus destinatarios a compartir sus pensamientos.

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