¿Cómo configuro la gestión de suscripciones centralizada para mi organización?

Aprende a configurar una suscripción de SecureMailMerge a nivel de empresa con administración delegada, permitiendo que el personal de TI gestione las licencias mientras que finanzas controla la facturación.

Esta guía explica cómo configurar y gestionar una suscripción de SecureMailMerge a nivel de organización, incluyendo la administración delegada para el personal de TI.

Beneficios de la gestión centralizada

• Punto de facturación único para toda la organización
• Control central sobre la asignación de licencias
• Administración delegada — el personal de TI puede gestionar licencias sin acceso a la facturación
• Fácil incorporación/desincorporación — reasigna licencias cuando cambia el personal
• Descuentos por volumen disponibles para 10 o más licencias

Antes de empezar

Asegúrate de entender la diferencia entre instalar el complemento y licenciarlo; son pasos separados que se gestionan en diferentes lugares. Consulta Instalación vs. Licenciamiento para más detalles.

Paso 1: Crea la suscripción de la organización

1. Ve a securemailmerge.com/purchase
2. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 que debería poseer la suscripción (típicamente IT, adquisiciones o una cuenta de administrador compartida)
3. Establece la cantidad para que coincida con el número de usuarios que necesitan licencias
4. Completa la compra
5. Importante: Después de la compra, serás redirigido a licensing.solinventum.com para completar la configuración — no te saltes este paso

Paso 2: Asignar licencias a los usuarios

Una vez que tu suscripción esté configurada:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Haz clic en “Asignar Licencias”
3. Ingresa la dirección de correo electrónico de cada usuario que necesite una licencia
4. Cada usuario recibe un correo electrónico de bienvenida con instrucciones de instalación

No necesitas tener el complemento instalado para gestionar licencias, solo inicia sesión en el servidor de licencias.

Paso 3: Configurar la administración delegada

La administración delegada te permite separar la propiedad de facturación de la gestión diaria de licencias. Esto es ideal cuando:

• Finanzas o adquisiciones manejan las compras
• El personal de TI maneja la provisión de usuarios
• Varias personas necesitan gestionar licencias

Agregar un administrador delegado

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Navega a la configuración de tu suscripción
3. Haz clic en “Agregar Administrador Delegado”
4. Ingresa la dirección de correo electrónico de la persona que debe gestionar las licencias
5. Selecciona sus permisos:
   • Asignar/Desasignar licencias — puede agregar y eliminar usuarios
   • Ver suscripción — puede ver los detalles de la suscripción y las asignaciones de licencias
   • Gestionar cantidad — puede aumentar o disminuir el número de licencias
   • Gestionar facturación — puede actualizar los métodos de pago (opcional, generalmente no necesario para el personal de TI)
6. Envía la invitación

Aceptar una invitación de delegación

Si has sido invitado como administrador delegado:

1. Revisa tu correo electrónico (incluyendo spam/correo no deseado) para la invitación
2. Haz clic en “Aceptar Invitación” en el correo
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
4. La suscripción ahora aparece en el panel de control de tu servidor de licencias

Consejo: Si el enlace de la invitación no funciona, intenta con una ventana de navegador en modo incógnito/privado, o pide al propietario de la suscripción que reenvíe la invitación.

Gestión diaria de licencias

Reasignación de licencias

Cuando el personal se va o cambia de rol:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com
2. Elimina la licencia de la dirección de correo electrónico del usuario que se va
3. Asigna la licencia a la dirección de correo electrónico del nuevo usuario

El nuevo usuario recibe automáticamente las instrucciones de instalación. Consulta ¿Cómo transfiero mi licencia? para más detalles.

Aumentar la cantidad de licencias

Puedes añadir más licencias en cualquier momento:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias
2. Navega a tu suscripción
3. Aumenta la cantidad
4. Asigna las nuevas licencias a usuarios adicionales

La facturación se ajusta automáticamente de manera proporcional.

Ver el estado de las licencias

Para ver quién tiene licencias y su estado:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias con la cuenta del propietario de la suscripción o la cuenta de administrador delegado
2. Ve la lista de licencias asignadas
3. Verifica el estado de la licencia de cada usuario (activa, expirada, etc.)

Aprobación del administrador de Microsoft 365

Para que SecureMailMerge funcione en tu organización, un administrador de Microsoft 365 puede necesitar otorgar permisos. Si los usuarios ven errores de “Necesita aprobación del administrador”, consulta ¿Por qué veo “Necesita aprobación del administrador”? para obtener instrucciones.

También puedes implementar el complemento a nivel organizacional utilizando el Centro de administración de Microsoft 365 > Configuración > Aplicaciones integradas. Esto instala el complemento automáticamente para los usuarios, pero recuerda: las licencias aún deben asignarse por separado a través del servidor de licencias.

Guías relacionadas

• Instalación vs. Licencias — entiende la diferencia
• Consolidar suscripciones individuales — migrar de múltiples suscripciones individuales
• Transferir licencias — reasignar licencias entre usuarios
• Facturas y facturación — acceder a facturas y actualizar métodos de pago
• Soporte para buzones compartidos — usar SecureMailMerge con buzones compartidos

Referencia rápida

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda para configurar la gestión centralizada para tu organización, contacta a [email protected].