¿Cómo configuro la gestión centralizada de suscripciones?

Configura una suscripción SecureMailMerge para toda la empresa, donde IT gestiona licencias y finanzas controla facturación mediante admin delegado.

Esta guía explica cómo configurar y gestionar una suscripción de SecureMailMerge para toda la organización, incluyendo la administración delegada para el personal de TI.

Beneficios de la gestión centralizada

• Single billing point para toda la organización
• Central control sobre la asignación de licencias
• Delegated administration, el personal de TI puede gestionar licencias sin acceso a la facturación
• Easy onboarding/offboarding, reasigna licencias cuando cambie el personal
• Volume discounts disponibles para más de 10 licencias

Antes de empezar

Asegúrate de entender la diferencia entre instalar el add-in y licenciarlo, son pasos separados gestionados en lugares diferentes. Consulta Installation vs. Licensing para más detalles.

Paso 1: Crear la suscripción de la organización

1. Ve a securemailmerge.com/purchase
2. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 que debe ser propietaria de la suscripción (normalmente TI, compras o una cuenta de administrador compartida)
3. Establece la cantidad para que coincida con el número de usuarios que necesitan licencias
4. Completa la compra
5. Importante: Después de la compra, serás redirigido a licensing.solinventum.com para completar la configuración, no omitas este paso

Paso 2: Asignar licencias a los usuarios

Una vez que tu suscripción esté configurada:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Haz clic en “Assign Licenses” (Asignar licencias)
3. Ingresa la dirección de correo electrónico de cada usuario que necesite una licencia
4. Cada usuario recibe un correo de bienvenida con instrucciones de instalación

No necesitas tener el complemento instalado para gestionar las licencias, solo inicia sesión en el servidor de licencias.

Paso 3: Configurar la administración delegada

La administración delegada te permite separar la propiedad de la facturación de la gestión diaria de licencias. Esto es ideal cuando:

• Finanzas o compras manejan la adquisición
• El personal de TI se encarga del aprovisionamiento de usuarios
• Varias personas necesitan gestionar licencias

Añadir un administrador delegado

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Navega a la configuración de tu suscripción
3. Haz clic en “Add Delegated Administrator” (Agregar administrador delegado)
4. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que debe gestionar las licencias
5. Selecciona sus permisos:
   • Assign/Unassign licenses (Asignar/Desasignar licencias), puede añadir y eliminar usuarios
   • View subscription (Ver suscripción), puede ver detalles de la suscripción y asignaciones de licencias
   • Manage quantity (Gestionar cantidad), puede aumentar o disminuir el número de licencias
   • Manage billing (Gestionar facturación), puede actualizar métodos de pago (opcional, normalmente no necesario para el personal de TI)
6. Envía la invitación

Aceptar una invitación de delegación

Si te han invitado como administrador delegado:

1. Revisa tu correo electrónico (incluyendo spam/correo no deseado) para encontrar la invitación
2. Haz clic en “Accept Invitation” (Aceptar invitación) en el correo
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
4. La suscripción ahora aparecerá en el panel de control de tu servidor de licencias

Consejo: Si el enlace de la invitación no funciona, prueba con una ventana de navegador en modo incógnito/privado, o pide al propietario de la suscripción que reenvíe la invitación.

Gestión diaria de licencias

Reasignación de licencias

Cuando el personal se va o cambia de rol:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com
2. Elimina la licencia del correo electrónico del usuario que se va
3. Asigna la licencia al correo electrónico del nuevo usuario

El nuevo usuario recibe automáticamente las instrucciones de instalación. Consulta How do I transfer my license? para más detalles.

Aumento de la cantidad de licencias

Puedes agregar más licencias en cualquier momento:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias
2. Navega a tu suscripción
3. Aumenta la cantidad
4. Asigna las nuevas licencias a usuarios adicionales

La facturación se ajusta automáticamente de forma prorrateada.

Visualización del estado de las licencias

Para ver quién tiene licencias y su estado:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias con la cuenta del propietario de la suscripción o administrador delegado
2. Visualiza la lista de licencias asignadas
3. Revisa el estado de la licencia de cada usuario (activo, expirado, etc.)

Aprobación del administrador de Microsoft 365

Para que SecureMailMerge funcione en tu organización, un administrador de Microsoft 365 puede necesitar otorgar permisos. Si los usuarios ven errores de “Need Admin Approval” (Necesita aprobación del administrador), consulta Why am I seeing “Need Admin Approval”? para obtener instrucciones.

También puedes desplegar el complemento en toda la organización usando Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps. Esto instala el complemento para los usuarios automáticamente, pero recuerda: las licencias aún deben asignarse por separado a través del servidor de licencias.

Guías relacionadas

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Referencia rápida

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