¿Cómo configuro la gestión centralizada de suscripciones?

Configura una suscripción SecureMailMerge para toda la empresa con licencias gestionadas por IT y facturación controlada por finanzas con admin delegado.

Actualizado octubre de 2026

Esta guía explica cómo configurar y administrar una suscripción SecureMailMerge para toda la organización, incluyendo la administración delegada para el personal de TI.

Beneficios de la gestión centralizada

• Punto único de facturación para toda la organización
• Control central sobre las asignaciones de licencias
• Administración delegada, el personal de TI puede gestionar licencias sin acceso a la facturación
• Incorporación y baja fáciles, una licencia por persona que envía (su propia dirección de correo electrónico), reasignable dentro de tu suscripción cuando cambie el personal

Si necesitas 10 o más licencias y prefieres la facturación de Microsoft 365, hay descuentos por volumen disponibles a través de la SecureMailMerge SaaS offer on Microsoft AppSource. Esa es una lista diferente de la lista de instalación del complemento. Para estas compras, la facturación, la cantidad de suscripción y la cancelación se gestionan en el centro de administración de Microsoft 365 bajo “Billing” > “Your products”. Las asignaciones de licencias siguen usando el servidor de licencias.

Antes de empezar

Asegúrate de entender la diferencia entre instalar el add-in y licenciarlo, son pasos separados gestionados en lugares diferentes. Consulta Installation vs. Licensing para más detalles.

Paso 1: Crear la suscripción de la organización

1. Ve a securemailmerge.com/purchase
2. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 que debe ser la propietaria de la suscripción (normalmente TI, compras o una cuenta de administrador compartida)
3. Establece la cantidad para que coincida con el número de usuarios que necesitan licencias
4. Completa la compra
5. Importante: Después de la compra, serás redirigido a licensing.solinventum.com para completar la configuración, no omitas este paso

Paso 2: Asignar licencias a los usuarios

Sigue Assign licenses to your team para asignar la dirección de correo electrónico de cada remitente en el servidor de licencias. El mismo procedimiento se aplica a las compras en el sitio web y en Microsoft. Puedes elegir si enviar a los usuarios un correo de bienvenida con instrucciones de instalación.

No necesitas tener el add-in instalado para gestionar las licencias.

Paso 3: Configurar la administración delegada

La administración delegada te permite separar la propiedad de la facturación de la gestión diaria de licencias. Esto es ideal cuando:

• Finanzas o compras se encargan de la adquisición
• El personal de TI se encarga del aprovisionamiento de usuarios
• Varias personas necesitan gestionar licencias

Añadir un administrador delegado

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Abre el menú de acciones de tu suscripción y elige “Manage Delegations” (Gestionar delegaciones)
3. Haz clic en “Invite New Delegated Admin” (Invitar nuevo administrador delegado)
4. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que debe gestionar las licencias
5. Selecciona sus permisos:
   • “Can assign and unassign licenses” (Puede asignar y desasignar licencias), puede ver asignaciones y añadir o eliminar usuarios
   • “Can change subscription quantity” (Puede cambiar la cantidad de suscripción), puede modificar el número de licencias
   • “Can view invoices” (Puede ver facturas), puede ver facturas de compras en el sitio web e historial de facturación
   • “Can view audit log” (Puede ver el registro de auditoría), puede revisar la actividad de la suscripción y asignaciones
6. Haz clic en “Send Invitation” (Enviar invitación)

Concede solo los permisos que el administrador necesite. Delegar la asignación de licencias no transfiere la propiedad de la suscripción ni otorga la capacidad de cancelarla. El acceso a la facturación de Microsoft se gestiona por separado en Microsoft 365.

Aceptar una invitación de delegación

Si te han invitado como administrador delegado:

1. Revisa tu correo electrónico (incluyendo spam/correo no deseado) para encontrar la invitación
2. Haz clic en “Accept Invitation” (Aceptar invitación) en el correo
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
4. La suscripción ahora aparece en el panel de control de tu servidor de licencias

Consejo: Si el enlace de la invitación no funciona, prueba con una ventana de navegador en modo incógnito/privado, o pide al propietario de la suscripción que reenvíe la invitación.

Gestión diaria de licencias

Reasignar licencias

Cuando el personal se va o cambia de rol:

Sigue Remove or reassign a license. Esto cambia la dirección licenciada sin cambiar el propietario de la suscripción. Consulta transferring a license and changing ownership si necesitas cambiar la cuenta de compra.

Aumentar la cantidad de licencias

Sigue Add more licenses: los compradores del sitio web cambian la cantidad en el servidor de licencias, y los compradores de Microsoft usan el Microsoft 365 admin center. Asigna las licencias añadidas en el servidor de licencias después. Aumenta la suscripción existente en lugar de comprar una segunda.

Ver el estado de las licencias

Para ver quién tiene licencias y su estado:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias con la cuenta del propietario de la suscripción o administrador delegado
2. Visualiza la lista de licencias asignadas
3. Revisa el estado de la licencia de cada usuario (activo, expirado, etc.)

Aprobación del administrador de Microsoft 365

Para que SecureMailMerge funcione en tu organización, un administrador de Microsoft 365 puede necesitar otorgar permisos. Si los usuarios ven errores “Need Admin Approval” (Se necesita aprobación del administrador), consulta Why am I seeing “Need Admin Approval”? para obtener instrucciones.

También puedes desplegar el complemento en toda la organización usando Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps. Esto instala el complemento para los usuarios automáticamente, pero recuerda: las licencias deben asignarse por separado a través del servidor de licencias.

Guías relacionadas

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Referencia rápida

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