Mail Merge Many-to-One: Combina filas en un solo email
Envía un correo por destinatario que combina varias filas de hoja de cálculo en una tabla única. Aprende a configurar un many-to-one mail merge en Outlook.
Contents
Disponible como tutorial en video
Paso 1. Asegúrate de que la columna “To” en tu hoja de cálculo sea idéntica para todas las filas que quieres agrupar.
Agrega una columna a tu hoja de cálculo llamada “Attachments”. Añade los nombres de los archivos en la celda para cada destinatario. Puedes agregar varios archivos separándolos con un punto y coma.
Paso 2. Inicia una combinación de correspondencia y sube tu hoja de cálculo
Suponiendo que hayas instalado SecureMailMerge y started the plugin desde el menú Apps, verás la siguiente pantalla. Haz clic en el botón “Upload Spreadsheet” (Subir hoja de cálculo) y luego selecciona tu archivo de hoja de cálculo desde tu disco duro.
Paso 3. Activa el modo “many-to-one”
Si hay varias filas en tu hoja de cálculo con el mismo destinatario de correo electrónico, aparecerá un mensaje preguntándote si quieres enviar un mail merge tradicional o un many-to-one mail merge.
En el modo tradicional de mail merge, cada fila se enviará como un correo electrónico separado. En el modo many-to-one, todas las filas con el mismo destinatario de correo electrónico se agruparán y enviarán como un solo correo electrónico.
Cambia al modo many-to-one, y aparecerá un botón más abajo que te permitirá añadir una tabla a tu mail merge.
Si insertas un token de personalización normal (en modo many-to-one) en lugar de una tabla many-to-one, los valores de todas las filas se insertarán como un texto largo separado por comas, excepto para las columnas especiales “Attachments”, “CC” y “BCC”, que se combinarán de forma inteligente (ver la siguiente sección).
Nota especial: Combinación de attachments, CC y BCC en múltiples filas
Cuando usas el modo many-to-one, SecureMailMerge combina de forma inteligente ciertas columnas en todas las filas que pertenecen al mismo destinatario:
- Attachments: Todos los attachments únicos de cada fila se combinan en un solo correo electrónico
- CC recipients: Todas las direcciones de correo CC únicas se fusionan juntas
- BCC recipients: Todas las direcciones de correo BCC únicas se fusionan juntas
Esto significa que puedes organizar tu hoja de cálculo con múltiples filas por destinatario, cada una con diferentes attachments o destinatarios CC/BCC, y SecureMailMerge los combinará automáticamente.
Ejemplo: Múltiples attachments por destinatario
| To | Attachments | CC |
|-------------------|-----------------------|-----------------|
| [email protected] | contract.pdf | [email protected] |
| [email protected] | invoice.pdf | [email protected]|
| [email protected] | terms.pdf | |Resultado: John recibe un correo electrónico con los tres attachments (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) y ambos destinatarios CC ([email protected], [email protected]).
Automatic deduplication: Si el mismo attachment o dirección de correo aparece en varias filas, solo se incluirá una vez en el correo final.
El modo many-to-one se ofrece en la pantalla principal de la campaña, y solo cuando se detectan direcciones de correo duplicadas en tu hoja de cálculo. Cuando eso sucede, SecureMailMerge pregunta cómo quieres enviar tus correos y puedes elegir “Send one email for multiple rows (many-to-one)”.
Si cada destinatario en tu hoja de cálculo es único, la opción no aparece y no hay forma de activar many-to-one, ni siquiera desde las opciones avanzadas. Para usar la etiqueta {% table %}, tu hoja de cálculo necesita al menos una dirección de destinatario que aparezca en más de una fila.
Paso 4. Envía un correo de prueba y luego envía la campaña
Luego puedes proceder enviando un correo de prueba, para verificar que tus tokens de personalización funcionen como esperas.
Ten en cuenta que la primera fila de la hoja de cálculo se usará para el correo de prueba, así que solo verás las funciones de muchos a uno si ese destinatario tiene varias filas asignadas.
Cuando estés satisfecho, puedes enviar la campaña a todos los destinatarios.
[→ Click here for more help on other use cases (e.g. multiple CC/BCC, personalized attachments etc).] (→ Haz clic aquí para más ayuda sobre otros casos de uso (por ejemplo, múltiples CC/BCC, archivos adjuntos personalizados, etc).)
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