Crear tu plantilla de mail merge
Esta guía te muestra cómo redactar tu email en Outlook y añadir tokens de personalización desde tu fuente de datos (hoja de cálculo o contactos).
Contents
Paso 1. Crear tu plantilla de correo electrónico
Puedes empezar a escribir tu mensaje y cuando quieras añadir un campo de la hoja de cálculo (un “token de personalización”) puedes seleccionarlo del menú desplegable y usar uno de los botones para añadirlo al cuerpo o a la línea de asunto.
Si prefieres, también puedes simplemente escribir el token de personalización tú mismo añadiendo dos llaves alrededor del nombre de la columna.
El token más simple se ve así {{ColumnName}}. Los nombres de columna se corresponden con los encabezados de tu hoja de cálculo sin importar mayúsculas o minúsculas, así que {{email}} encuentra una columna Email.
Los encabezados que contienen espacios también funcionan directamente, por ejemplo {{ First Name }}. También puedes usar la forma equivalente con corchetes {{ ["First Name"] }}.
Asegúrate de no haber cometido errores al enviar un correo de prueba a ti mismo, que contendrá la primera fila de datos de tu hoja de cálculo.
Puedes usar la mayoría de las funciones que conoces al escribir correos en Outlook. Puedes añadir destinatarios en CC y CCO, que se añadirán a cada uno de los correos generados. El campo “Para” será ignorado y reemplazado con el correo del destinatario.
Puedes usar cualquiera de las opciones de formato de texto disponibles. Ten en cuenta que recomendamos escribir primero el texto de tu correo añadiendo los tokens de personalización a medida que avanzas y luego aplicar el formato como último paso. También puedes añadir archivos adjuntos e imágenes en línea.
Al cambiar la dirección “De” a un alias, asegúrate de seleccionar una dirección para la que tengas derechos de “Enviar como”. De lo contrario, el envío del correo fallará.
Paso 2. Envía un correo de prueba
Esto generará un correo de prueba usando la primera fila de datos de tu hoja de cálculo. En lugar de enviarlo al destinatario, se enviará a ti, pero por lo demás se parecerá al correo final de la campaña.
Cuando hagas clic en el botón, se te pedirá autenticarte con Microsoft 365. Debes iniciar sesión con la cuenta desde la que deseas enviar.
Asegúrate de que todos tus tokens de personalización hayan sido reemplazados y que el correo se vea como esperas. Si has usado un diseño más complejo, se recomienda ver el correo de prueba en todos los principales clientes de correo para asegurarte de que se muestra correctamente.
Si recibes un error que indica que no tienes permiso para enviar desde esta cuenta, usa el enlace proporcionado para cerrar sesión primero y luego inicia sesión de nuevo con la cuenta correcta.
Paso 3. Envía tu campaña
Puedes enviarte tantos correos de prueba como quieras hasta que estés satisfecho con el resultado. Luego puedes comenzar a enviar la campaña.
Como SecureMailMerge envía tu campaña desde dentro de tu cliente Outlook recomendamos abrir el correo en una ventana nueva para que puedas dejarlo funcionando en segundo plano.
Mientras se genera tu campaña verás la barra de progreso para cada destinatario. Si has adjuntado archivos a tu correo, estos deberán subirse para cada destinatario y esto puede tomar algo de tiempo, pero verás una barra de progreso separada para cada archivo adjunto.
Puedes encontrar el correo generado para cada destinatario en tus Elementos enviados. Una vez que el envío termine, puedes iniciar una nueva campaña con el mismo correo, guardar el correo como plantilla o simplemente guardarlo como borrador para uso futuro.
Haz clic en el botón “Pausar envío” en cualquier momento para pausar la campaña. El correo que se esté enviando terminará de enviarse, pero luego la campaña se pausará.
Puedes reanudar la campaña haciendo clic en “Continuar envío” en cualquier momento.
Si ocurre algo durante el envío (por ejemplo, cierras la ventana accidentalmente, tu computadora se bloquea, etc.) puedes reanudar la campaña simplemente abriendo el correo desde tu carpeta de Borradores y comenzando el complemento SecureMailMerge nuevamente. Retomará desde el último correo que se envió con éxito.
Formateo de fechas
Si tu hoja de cálculo contiene fechas, SecureMailMerge intentará conservar el formato que ves en Excel. Para tener control total sobre cómo aparecen las fechas en tus correos, puedes usar la función =TEXT() de Excel. Consulta nuestra guía de formateo de fechas para más detalles.
Plantilla de ejemplo
Aquí tienes una plantilla corta que puedes copiar y adaptar. Usa un campo combinado con espacio ({{ First Name }}) y una condición que saluda de forma diferente a los destinatarios nuevos y recurrentes. La condición coincide con cualquier capitalización de tu columna y valor de celda New, así que TRUE, true y True funcionan todos:
Hi {{ First Name }},
{% if New == "TRUE" %}
Welcome to SecureMailMerge! Here is how to get started.
{% else %}
Thanks for being with us. Here is what is new this month.
{% endif %}
Best regards,
The teamPara todo lo que puedes hacer dentro de una condición, consulta la guía de condiciones.
Más ayuda sobre casos de uso avanzados
¿Buscas casos de uso específicos? Consulta nuestro sitio de ayuda con guías detalladas sobre diferentes escenarios. Contacta con nuestro soporte si estás intentando algo para lo que aún no tenemos una guía y haremos todo lo posible por documentarlo.
Ver también
- Primeros pasos con SecureMailMerge
- Agregar archivos adjuntos a tu combinación de correspondencia
- Agregar archivos adjuntos individuales por destinatario
- Combinación de correspondencia con archivos adjuntos individuales — guía paso a paso
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